Protocol
voor inzameling en verwerking van persoonsgegevens
binnen de ASN tbv. de AVG
10 mei 2018
Dit protocol is opgesteld om te voldoen aan de voorgeschreven Algemene Verordening ter Gegevensbescherming.
- De Aikido Shoryukai Nederland , de ASN, is een bond voor leraren/dojohouders en hun leerlingen, die Aikido willen beoefenen.
- Als leerlingen Aikido gaan beoefenen, sluiten ze zich aan bij een leraar/dojohouder van deze ASN.
- Deze leraar/dojohouder schrijft die leerling in in zijn eigen dojo-administratie, tevens wordt de leerling dan automatisch lid van de ASN, en daarmee ook van de overkoepelende organisatie Aikido bond Nederland, de AbN.
- De leerling geeft zich ook persoonlijk op bij de ASN middels een inschrijfformulier, waarop hij zelf zijn naam, adres, geboortedatum, mailadres invult. Tevens geeft hij op dit formulier te kennen, geen bezwaar te hebben tegen opgave in Aikido Leden Informatie Systeem, Ailedis, onder auspiciën van de AbN.
- Deze Ailedis is beveiligd met wachtwoorden.
- Binnen de ASN hebben alleen de voorzitter, secretaris en penningmeester toegang tot deze databank middels wachtwoorden. Hierover zijn afspraken gemaakt. De AbN en hun Ailedis hebben maatregelen genomen om te voldoen aan de AVG.( zie hun site aikidonederland.nl )
- De leraar/dojohouder van de ASN voert zelf in en verwerkt de gegevens van zijn leerling in Ailedis.
- De leraar/dojohouder heeft dan ook toegang tot Ailedis, uitsluitend en alleen voor zijn eigen leerlingendata.
- De ASN heeft zelf geen databank van zijn leden, dan uitsluitend binnen Ailedis in de account.
- Deze gegevens worden niet gedeeld met derden.
- De gegevens worden door de AbN gebruikt voor bepaling van de contributie en daarmede de facturatie aan de ASN.
- Het bestand van de leden binnen Ailedis kan gebruikt worden als bewijs van inschrijving voor verzekeringsrecht bij ongevallen tijdens de beoefening van Aikido.
- Leerlingen kunnen via hun eigen leraar/dojohouder inzage vragen en verkrijgen in hun persoonlijke gegevens ( opgeslagen in Ailedis ) en hebben daarmee ook recht van wijziging. Nadat een leerling zijn lidmaatschap bij de ASN heeft opgezegd, zullen de persoons-gegevens door de leraar/dojohouder uit Ailedis worden verwijderd. De secretaris van de ASN zal hierop toezien.
- In een later stadium zal de voorzitter/technisch directeur van de ASN een leerling aanmelden bij de Internationale Aikikai Foundation, Aikikai Headquarters te Tokyo, Japan tbv. verdere graduaties. Dit gebeurt middels schriftelijke correspondentie.
Opgesteld, namens het bestuur van ASN
de secretaris